Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten beim Besuch und bei der Nutzung von mahevi.solutions verarbeitet werden.
1. Verantwortlicher
mahevi solutions, Alexander Schaffer, Österreich
E-Mail: alexander@mahevi.solutions, Telefon: +43 664 2081526. Vollständige Anschrift siehe Impressum.
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; eine gesetzliche Verpflichtung dazu besteht nicht.
2. Besuch der Website (Server- und Zugriffsprotokolle)
Bei jedem Aufruf verarbeitet der Server technische Zugriffsdaten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufener Endpunkt, HTTP-Status, Antwortdauer, Herkunfts-Website (Referrer), Browserkennung (User-Agent), Sprache sowie eine technische Sitzungskennung. Diese Protokolle dienen dem Betrieb, der Fehlersuche und der Abwehr von Missbrauch. Zum Schutz vor Überlastung werden Zugriffe pro IP-Adresse gezählt und begrenzt.
Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an sicherem, stabilem Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Speicherdauer: automatisierte Löschung nach 90 Tagen.
3. Reichweitenmessung im eigenen System
Werden Cookies akzeptiert, meldet die Website zusätzlich aufgerufene Seiten und einzelne Bedienvorgänge an den eigenen Server, um Nutzung und Fehler auszuwerten – ausschließlich im eigenen System. Ohne Zustimmung unterbleibt dies vollständig. Analysedienste Dritter werden nicht eingesetzt: kein Google Analytics, kein Tag Manager, keine Social-Media-Pixel, keine Werbenetzwerke.
Rechtsgrundlage: Einwilligung (lit. a), jederzeit widerrufbar – siehe Cookies.
4. Benutzerkonto
Für ein Konto werden E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert), Name und die zugewiesenen Rollen verarbeitet. Bei der Registrierung ist den Nutzungsbedingungen und dieser Datenschutzerklärung zuzustimmen; die Zustimmung wird mit Zeitpunkt und Fassung protokolliert.
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (lit. b).
Speicherdauer: bis zur Löschung des Kontos, danach bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
5. Anfragen, Formulare und Umfragen
Über Kontakt- und Fragebogenfunktionen übermittelte Angaben werden zur Bearbeitung gespeichert. Bei Kalkulations- und Analysewerkzeugen bleiben die eingegebenen Werte grundsätzlich im Browser; werden Ergebnisse gespeichert oder versandt, werden sie dem jeweiligen Konto zugeordnet.
Rechtsgrundlage: vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung (lit. b), sonst berechtigtes Interesse an der Beantwortung (lit. f).
6. Problem melden (Tickets)
Über „Problem melden“ können Sie einen Fehler, einen Wunsch oder eine Frage melden. Gespeichert werden der Titel und die Beschreibung, jede spätere Ergänzung sowie – ohne Anmeldung – Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse, bei Anmeldung die Zuordnung zu Ihrem Konto. Damit wir das Problem nachvollziehen können, werden außerdem die Seite, von der aus gemeldet wurde, die Fenstergröße, die Browserkennung (User-Agent), die IP-Adresse und die technische Sitzungskennung gespeichert.
Bildschirmfoto und Anhänge: Beim Öffnen des Dialogs wird ein Bild der gerade angezeigten Seite erstellt. Es kann alles zeigen, was zu diesem Zeitpunkt auf dem Bildschirm zu sehen war. Sie sehen es vor dem Absenden, können es markieren, zuschneiden oder entfernen; übertragen wird es erst mit dem Absenden. Ohne Anmeldung kann zusätzlich ein Bild angehängt werden, mit Anmeldung Bilder und Videos (auch eine Bildschirmaufnahme). Bilder ohne Anmeldung werden neu kodiert (Metadaten werden dabei entfernt) und nicht öffentlich gespeichert; Anhänge angemeldeter Nutzer sind Dateien des eigenen Kontos und können dort gelöscht werden.
Bestätigung: Ohne Anmeldung wird eine Meldung erst bearbeitet, wenn Sie sie über den Link in der Bestätigungs-E-Mail bestätigt haben. Danach erhalten Sie Neuigkeiten zu Ihrer Meldung per E-Mail, jeweils mit einem persönlichen Link, der fünf Tage gültig ist. Die Zustimmung im Dialog wird in Ihrem Browser gespeichert (lokale Speicherung), der Link für die Dauer der Sitzung.
Empfänger: die Betreiber dieser Website (Inhaber und Administratoren) sowie der Plattformbetreiber; E-Mail-Benachrichtigungen gehen an sie und an Sie.
Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung im Dialog (lit. a); bei angemeldeten Nutzern zusätzlich Vertragserfüllung (lit. b) bzw. berechtigtes Interesse an der Behebung von Fehlern (lit. f).
Speicherdauer: Nicht bestätigte Meldungen samt Bildern werden nach sieben Tagen gelöscht. IP-Adresse, Browserkennung und Sitzungskennung werden nach 90 Tagen entfernt. Bestätigte Meldungen bleiben gespeichert, bis sie erledigt und gelöscht werden; auf Wunsch löschen wir sie früher.
7. Bestellungen und Zahlungen
Kostenpflichtige Angebote stehen derzeit nicht zur Verfügung, und es ist kein Zahlungsdienstleister angebunden. Es werden daher keine Zahlungen abgewickelt und keine Zahlungsdaten erhoben.
Bestell- und Rechnungsdaten aus früheren Käufen sind weiterhin gespeichert; vollständige Kreditkartennummern waren auch damals nicht in unserem System.
Rechtsgrundlage: rechtliche Verpflichtung für Rechnungen (lit. c).
Speicherdauer: Rechnungs- und Buchhaltungsdaten sieben Jahre gemäß § 132 BAO.
8. E-Mails und Newsletter
Systemmails und Newsletter werden über Azure Communication Services versendet. Der Newsletter erfordert eine ausdrückliche Anmeldung mit Bestätigung der E-Mail-Adresse (Double Opt-in); jede Aussendung enthält einen Abmeldelink. Zu jedem Versand wird protokolliert, welche Nachricht wann an welche Adresse ging und ob die Zustellung erfolgreich war. Eine Öffnungs- und Klickmessung ist deaktiviert.
Rechtsgrundlage: Vertrag für Systemmails (lit. b), Einwilligung für den Newsletter (lit. a).
Speicherdauer: Versandprotokolle 90 Tage; die Anmeldung besteht bis zur Abmeldung.
9. Chat und KI-gestützte Funktionen
Wird eine Chat- oder Assistenzfunktion genutzt, werden die Eingaben und der zugehörige Verlauf zur Beantwortung an den Azure OpenAI Service von Microsoft übermittelt und zusätzlich in unserem System gespeichert. Bitte geben Sie dort keine sensiblen personenbezogenen Daten und keine Daten Dritter ein.
Rechtsgrundlage: Einwilligung durch aktive Nutzung bzw. berechtigtes Interesse (lit. a/f). Die Verarbeitung erfolgt in einem Rechenzentrum in Schweden (EU); eine Übermittlung an OpenAI oder in die USA findet nicht statt.
Belege im Rechnungswesen. Wer im Rechnungswesen einen Beleg erfasst und Automatisch auslesen eingeschaltet lässt, dessen Beleg wird gelesen, damit das Formular sich selbst ausfüllt:
- Eine E-Rechnung und ein PDF mit Text werden auf unserem Server gelesen, ohne Weitergabe.
- Ein Foto oder ein gescanntes PDF wird von unserer eigenen Texterkennung (Tesseract oder PaddleOCR) in Microsoft-Rechenzentren in der EU gelesen.
- Der gelesene Text – mit Namen, Anschrift, Bankverbindung und Beträgen, die auf dem Beleg stehen – geht anschließend zur Zuordnung zu den Feldern an den Azure OpenAI Service, wie oben beschrieben.
- Ein Zahlungs-QR-Code wird nur in Ihrem Browser gelesen.
Bei einem einzelnen Beleg wird beim Lesen nichts gespeichert; Beleg und Angaben werden erst mit „Speichern“ abgelegt. Werden mehrere Belege als Stapel hochgeladen, werden die Dateien und das Ergebnis des Lesens sofort gespeichert, damit sie im Hintergrund gelesen werden können. Ein Stapel und ein als Privat erfasster Beleg sind nur für die Person sichtbar, die sie hochgeladen hat, und für den Plattformbetrieb. Mit ausgeschaltetem Schalter wird nichts gelesen und nichts übermittelt.
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (lit. b) gegenüber dem Konto, das das Rechnungswesen nutzt; für die Angaben Dritter auf einem Beleg die gesetzliche Aufzeichnungspflicht (lit. c) bzw. das berechtigte Interesse an einer ordnungsgemäßen Buchhaltung (lit. f). Erfassen Sie Gesundheitsdaten (etwa Apotheken- oder Arztbelege) als private Belege, geschieht das auf Ihre ausdrückliche Veranlassung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
Speicherdauer: gespeicherte Firmenbelege für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist (sieben Jahre nach § 132 BAO, für deutsche Mandanten acht Jahre nach § 147 AO); ein gelöschter Firmenbeleg bleibt bis zu deren Ende im Papierkorb, ein privater Beleg wird beim Löschen sofort entfernt. Nicht gespeicherte Belege eines Stapels werden mit dem Stapel gelöscht, spätestens nach 30 Tagen.
10. Cookies und lokale Speicherung
Details finden sich auf der Seite Cookies.
11. Empfänger und Auftragsverarbeiter
- Microsoft (Azure App Service, Azure SQL, Blob Storage, Azure Communication Services) – Hosting, Datenbank, Medien und E-Mail-Versand, EU-Rechenzentren
- Microsoft Azure OpenAI Service – Verarbeitung der Eingaben in KI-gestützten Funktionen (Schweden, EU)
Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf von Daten findet nicht statt.
12. Ihre Rechte
Ihnen stehen die Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) zu. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Zur Ausübung genügt eine Nachricht an alexander@mahevi.solutions.
Es besteht ein Beschwerderecht bei der österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, dsb.gv.at.
13. Änderungen
Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich die Verarbeitung ändert. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.
Stand: Oktober 2026